Sechs Softwarelösungen, die Buchhaltungsabteilungen bei einer schnelleren und präziseren Rechnungsbearbeitung unterstützen

In vielen Finanzabteilungen bindet die Bearbeitung von Rechnungen einen unverhältnismäßig großen Anteil der verfügbaren Arbeitszeit. Belege müssen kontrolliert, Daten manuell übertragen, Freigaben eingeholt, Zahlungen ausgelöst und Unterlagen archiviert werden. An jeder dieser Stationen können Verzögerungen auftreten, Fehler entstehen oder Informationen zwischen Systemen verloren gehen. Mit der schrittweisen Einführung der E-Rechnungspflicht verändern sich zudem nicht nur die zulässigen Formate, sondern auch die dahinterliegenden Arbeitsabläufe insgesamt.

Wer die eigene Rechnungsbearbeitung jetzt umstellt, sichert sich mehr als nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Es entstehen kürzere Zahlungszyklen, weniger händische Eingriffe und mehr Freiraum für die Finanzabteilung, um sich strategischen Themen zu widmen. Die folgenden sechs Plattformen bilden zusammen die Basis für einen zeitgemäßen und effizienten Rechnungsworkflow.

1. Sage: Der Rechtssichere Kern Der Digitalen Rechnungsverarbeitung

Sage bildet den Ausgangspunkt für einen zeitgemäß aufgesetzten Rechnungsprozess. Die Plattform deckt die in Deutschland vorgeschriebenen Formate ZUGFeRD und XRechnung ab, kann E-Rechnungen sowohl empfangen als auch ausstellen, verbucht eingehende Belege eigenständig und sorgt für eine GoBD-konforme Ablage sämtlicher Dokumente.

Unternehmen, die aktuell noch mit manueller Rechnungserfassung oder PDF-basierten Abläufen arbeiten, erleben mit dem Umstieg auf Sage eine tiefgreifende Veränderung ihrer Prozesse: Die Dateneingabe reduziert sich, Fehlerquellen verschwinden, Bearbeitungszeiten verkürzen sich, und die gesetzliche Compliance ist von Beginn an gegeben. Da die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ab 2025 stufenweise greift, bietet sich gerade jetzt der geeignete Moment für die Umstellung.

Warum das relevant ist: Sage sorgt dafür, dass ein- und ausgehende Rechnungen den rechtlichen Vorgaben entsprechend verarbeitet werden, ohne dass anschließend manuell nachgebessert werden muss.

2. Personio: Wenn Personaldaten Und Kostenfreigaben Zusammenfinden

Die Berührungspunkte zwischen HR und Rechnungsbearbeitung entstehen in erster Linie über die Reisekostenabrechnung: Wer unternimmt welche Reise, aus welchem Anlass, und welche Kosten dürfen erstattet werden? Liegen HR-Daten und Ausgabenverwaltung in getrennten Systemen, entstehen manuelle Übertragungsschritte, die sowohl Zeit binden als auch Fehlerquellen schaffen.

Personio bündelt Mitarbeiterdaten, Genehmigungsstrukturen und Abwesenheitsverwaltung in einer einzigen Plattform und lässt sich mit Ausgaben- sowie Buchhaltungssoftware verknüpfen. Fließen Freigaberechte und Kostenstellen direkt aus dem HR-System in den Rechnungsprozess ein, werden Genehmigungsabläufe treffsicherer, und Fehler bei der Kostenzuordnung treten seltener auf.

Warum das relevant ist: HR-Daten, die reibungslos in den Rechnungsprozess integriert werden, verringern Rückfragen, verkürzen Freigabezeiten und verbessern die buchhalterische Kostenzuordnung.

3. DocuWare: Unveränderbare Archivierung als gesetzliche Pflicht

E-Rechnungen sind im Originalformat unveränderbar zu archivieren und müssen jederzeit abrufbar bleiben. DocuWare ist ein Dokumentenmanagementsystem, das eigens für die GoBD-konforme Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen konzipiert wurde. Es gewährleistet, dass alle Rechnungen, ob eingehend oder ausgehend, unveränderbar gespeichert, geordnet abgelegt und innerhalb von Sekunden auffindbar sind.

Unternehmen, die im Rahmen einer Betriebsprüfung sämtliche Belege vollständig vorlegen müssen, erhalten mit DocuWare die Gewissheit, dass keine Dokumente abhandenkommen und alle Anforderungen der Finanzbehörden erfüllt werden.

Warum das relevant ist: Die rechtssichere Archivierung ist eine gesetzliche Notwendigkeit. Ein zertifiziertes Dokumentenmanagementsystem schützt das Unternehmen im Prüfungsfall und stellt die dauerhafte Verfügbarkeit relevanter Belege sicher.

4. Monday.com: Die Koordinationsebene über den Fachsystemen

Die Bearbeitung von Rechnungen findet nicht isoliert innerhalb der Buchhaltung statt. Sie betrifft ebenso den Einkauf, Projektverantwortliche, die Geschäftsleitung und externe Lieferanten. Laufen Abstimmungen und Eskalationen über verstreute E-Mail-Verläufe, gehen Informationen verloren, und Verzögerungen setzen sich durch den gesamten Ablauf fort.

Monday.com ist eine Plattform zur Projektsteuerung, mit der Finanzteams komplexe Rechnungsprozesse visuell abbilden, Zuständigkeiten eindeutig verteilen und den Bearbeitungsstand offener Aufgaben in Echtzeit verfolgen können. Als koordinierende Ebene oberhalb der Fachsysteme stellt Monday.com sicher, dass keine Information verloren geht und alle Beteiligten auf demselben Stand bleiben.

Warum das relevant ist: Eine klare Prozessstruktur samt Aufgabenkoordination ist die Grundlage dafür, dass die spezialisierten Systeme ihr Potenzial vollständig ausspielen können, ohne dass Informationen zwischen den Systemen verloren gehen.

5. Pleo: Firmenausgaben In Echtzeit Statt Nachträglicher Spesenlisten

Zusätzlich zu klassischen Lieferantenrechnungen fallen in jedem Unternehmen fortlaufend kleinere Ausgaben an: Reisekosten, Abonnements für Software, Bewirtungsbelege. Diese werden häufig erst Wochen nach dem eigentlichen Vorgang als Spesenabrechnung eingereicht, wodurch die Buchhaltung ein verzerrtes Bild erhält und die Planung erschwert wird.

Pleo stellt Mitarbeitenden Firmenkarten bereit, erfasst den Beleg automatisch direkt am Ort der Ausgabe und ordnet die Transaktion sofort einer Kategorie zu. Sämtliche Ausgaben sind in Echtzeit einsehbar und fließen unmittelbar in die Buchhaltungssoftware ein, sodass weder manuelle Spesenberichte noch Abrechnungen am Monatsende notwendig sind.

Warum das relevant ist: Die Erfassung sämtlicher Unternehmensausgaben in Echtzeit schließt die Lücken, die durch verspätete Spesenabrechnungen entstehen, und liefert ein vollständiges, stets aktuelles Bild der Kostensituation.

6. Candis: Automatisierte Freigabewege Für Eingangsrechnungen

Candis ist eine Plattform für die digitale Bearbeitung von Eingangsrechnungen, entwickelt speziell für kleine und mittelständische Unternehmen. Sie nimmt Belege per E-Mail, Scan oder Upload entgegen, liest automatisch alle relevanten Daten aus und führt die Rechnung durch einen festgelegten Freigabeprozess, bevor sie automatisch in das Buchhaltungssystem übertragen wird.

Für Betriebe, die monatlich Dutzende oder Hunderte von Lieferantenrechnungen bearbeiten, verringert Candis den manuellen Aufwand erheblich. Statt jede Rechnung einzeln zu erfassen und intern per E-Mail weiterzuleiten, läuft der gesamte Vorgang automatisiert ab, mit einem vollständigen Nachweis jeder Freigabeentscheidung.

Warum das relevant ist: Die automatisierte Bearbeitung von Eingangsrechnungen senkt den Zeitaufwand pro Rechnung deutlich und verringert das Fehlerrisiko, das mit manueller Dateneingabe verbunden ist.

Häufig Gestellte Fragen

Welche konkreten Veränderungen bringt die E-Rechnungspflicht für die Rechnungsbearbeitung? Ab 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen in strukturierten Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung entgegenzunehmen. PDF-Rechnungen zählen künftig zu den "sonstigen Rechnungen" und gelten nicht mehr als E-Rechnungen. Die Bearbeitung verlagert sich damit von der manuellen Dateneingabe hin zur automatischen Verarbeitung strukturierter Datensätze, was sowohl die Buchhaltungssoftware als auch die Archivsysteme betrifft.

Wie viel Zeit nimmt die Einführung eines automatisierten Rechnungsprozesses in Anspruch? Bei kleinen und mittelständischen Unternehmen liegt die übliche Umsetzungsdauer zwischen vier und acht Wochen, je nach Komplexität der vorhandenen Systeme und der Anzahl benötigter Schnittstellen. Der größte Aufwand entsteht in der Regel bei der Anpassung interner Freigabeprozesse und der Schulung der Belegschaft, weniger bei der technischen Einrichtung der Software selbst.

Ist eine Schulung aller Mitarbeitenden im Umgang mit den neuen Systemen erforderlich? Nicht zwingend, jedoch sollten diejenigen, die regelmäßig Rechnungen einreichen, freigeben oder verbuchen, mit den neuen Abläufen und Werkzeugen vertraut sein. Durchdacht gestaltete Plattformen wie Pleo oder Candis lassen sich meist ohne lange Einarbeitungszeit nutzen. Eine kurze Einführung sowie eine transparente interne Kommunikation über die neuen Abläufe tragen jedoch dazu bei, Widerstände zu vermeiden und die Akzeptanz zu fördern.

Welchen Effekt hat automatisierte Rechnungsbearbeitung auf die Beziehung zu Lieferanten? Einen positiven. Lieferanten, die zuverlässig und pünktlich bezahlt werden, gewähren häufig günstigere Konditionen und behandeln die Zusammenarbeit vorrangig. Eine automatisierte Bearbeitung verkürzt die Zeitspanne vom Rechnungseingang bis zur Zahlung merklich, was sich sowohl positiv auf die eigene Liquiditätsplanung als auch auf das Verhältnis zum Lieferanten auswirkt.

Wie ist zu verfahren, wenn ein Lieferant noch keine E-Rechnungen ausstellen kann? Innerhalb der Übergangsfrist können Unternehmen weiterhin Rechnungen in anderen Formaten annehmen, sofern der Empfänger damit einverstanden ist. Auf lange Sicht ist es jedoch ratsam, Lieferanten aktiv bei der Umstellung auf E-Rechnungen zu unterstützen, da dies den eigenen Bearbeitungsaufwand senkt und die vollständige Automatisierung erst möglich macht.